Как развернуть data-driven-управление закупками: опыт АО НК «КазМунайГаз»

Детальный мониторинг закупок предприятия чрезвычайно важен как для ежедневного управления операциями, производством, финансами, так и для достижения поставленных компанией стратегических целей. При этом в случае такой компании, как АО НК «КазМунайГаз», с более чем пятью десятками дочерних организаций, создание единого аналитического интерфейса для управления процессами закупок на основе данных – нетривиальная задача. C 2020 года департамент закупок и снабжения АО НК «КазМунайГаз» использует аналитику Qlik для мониторинга процесса закупок как в головной компании, так в и дочерних организациях, которая помогает компании реализовать подход data-driven procurement для 200 сотрудников.

Своим опытом аналитики закупок АО НК «КазМунайГаз» поделится подробнее в ходе круглого стола Data-driven управление закупками в Астане 25 апреля.

Data-driven procurement: подход к проекту

В 2020 году в департаменте закупок и снабжения АО НК «КазМунайГаз» запланировали оптимизацию бизнес-процессов и аналитики в соответствии с подходом data-driven procurement, то есть закупочной деятельности, основанной на данных. «В то время в группу компаний входило 69 дочерних организации и специалистам департамента приходилось отслеживать в общей сложности более 80 тысяч строк планов закупок. Поэтому мы искали инструмент, который автоматизирует бизнес-процессы и подготовку данных и позволит нашим сотрудникам вместо сбора и сведения информации в электронные таблицы полноценно работать с аналитикой для принятия решений, – рассказывает Бауыржан Балжанов, директор департамента закупок и снабжения АО НК «КазМунайГаз».

Аналитическое решение должно было интегрировать большие объемы данных из разных систем и стать единым источником информации для полноценного управления закупками группы компаний с десятками дочерних организаций. «На этапе выбора платформы мы понимали, что наши большие объемы данных необходимо рассматривать в разных разрезах, поэтому среди основных требований к решению были мощные и удобные средства визуализации данных. При этом нам нужна была возможность анализировать как агрегированную информацию по отдельным статусам закупок, так и проваливаться в детальные исторические данные. Поэтому в итоге мы выбрали Qlik в качестве платформы для аналитики закупок», – рассказывает Нургали Орынбасаров, начальник управления планирования и организации закупок АО НК «КазМунайГаз».

Доступность данных по закупкам

На старте проекта в Qlik были интегрированы данные из ключевых источников – ИСЭЗ (информационной системы электронных закупок АО «Самрук-Қазына»), портала мониторинга закупок, справочные данные с сайта Атамекен, а также реализованы наиболее критичные приложения, включая анализ исполнения планов закупок, договоров.

Благодаря профессионализму подрядчика ТОО «Инсар Консалтинг», который имел за плечами опыт внедрения системы закупок и понимание закупочной деятельности, а также экспертизу по работе с Qlik, работы по интеграции данных в единую аналитическую систему закупок удалось завершить в короткие сроки.

«Инсар Консалтинг» с 2007 года на рынке IT-услуг. Благодаря модели бизнеса, объединяющей команду в разных областях IT, компания зарекомендовала себя как активный игрок, нацеленный на результат и достижение бизнес-целей заказчика. Прозрачная модель ценообразования, высококвалифицированная команда вкупе с ведущими зарубежными IT-партнерами позволяет компании завоевывать новые горизонты и твердо смотреть в будущее».

«Уже на этом этапе резко повысилась доступность к данным по закупкам для сотрудников департамента. Если раньше трудозатраты на подготовку отчетов по закупкам составляли три рабочих дня и более, с учетом многочисленных выверок данных и ручного труда, то с приложением Qlik в считаные минуты я и другие сотрудники уже могли работать с аналитикой и выявлять закупки и договоры, требующие нашего внимания», – отмечает Сабина Олжабаева, ведущий специалист сектора планирования и организации закупок управления планирования и организации закупок АО НК «КазМунайГаз».

В дальнейшем были разработаны автоматизированные формы ввода и приложения, которые полноценно поддерживают процесс управления закупками на основе данных, включая периодическую рассылку отчетности через инструменты Qlik. В АО НК «КазМунайГаз» также реализовали динамическое управление оповещениями, позволяющее мониторить и контролировать закупочные процедуры. К примеру, если важная закупка не началась в соответствии с планом или нарушены сроки заключения договора, ответственному сотруднику сразу приходит уведомление Qlik со ссылкой на отчет, чтобы детально проанализировать данные.

Культура работы с данными по закупкам

Два наиболее популярных приложения Qlik в АО НК «КазМунайГаз» – исполнение годового и долгосрочного плана закупок. Аналитика в приложениях позволяет осуществлять мониторинг по более чем 60 тысячам позиций планов закупок ежегодно, а также сопоставлять данные с производственным планом и использовать исторические данные по закупкам для более точного прогнозирования. Также в приложении Qlik есть возможность работать с данными в любых возможных разрезах – способ закупки, сумма поставки, срок заключения договора, причины несостоявшихся закупок, отклонение от плана по срокам или сумме и многое другое.

«Мы контролируем, насколько эффективно проходят закупки, какие из позиций находятся в зоне риска. Например, если два-три раза закупка позиции в прошлом не состоялась, можно ли рассмотреть какие-то аналоги, чтобы не задерживать производственный процесс. В конечном счете Qlik обеспечил прозрачность процессов в департаменте и эффективность снабжения производства», – комментирует Нургали Орынбасаров.

Сейчас с аналитикой Qlik в АО НК «КазМунайГаз» работают несколько сотен сотрудников, поэтому одна из задач департамента закупок и снабжения – развитие культуры работы с данными на всех уровнях менеджмента. В рамках этой программы подрядчик проекта ТОО «Инсар Консалтинг» не только провел обучение по работе с единой аналитической платформой по закупкам, но и демо-день по аналитике, где продемонстрировал сотрудникам национальной компании возможности работы с данными по закупкам. В ближайших планах – демо-день по аналитике для специалистов по закупкам 50 дочерних организаций, на котором лучшими практиками работы с данными поделятся уже эксперты АО НК «КазМунайГаз».

Сейчас в департаменте закупок и снабжения АО НК «КазМунайГаз» Qlik стал единым интерфейсом для доступа к аналитике как в головной компании, так и в десятках дочерних предприятий. Аналитику используют в ежедневной работе более 200 сотрудников блока закупок, аналитики и планирования в 50 дочерних организациях.

«С Qlik мы не просто исключили ручной труд в подготовке данных, но получили возможность увидеть целостную картину закупок товаров и услуг по группе компаний со всеми статусами по процессам проведения закупок, результатами торгов, а также критичностью закупок в соответствии с производственным планом. Такая прозрачность и доступность данных помогает нам выстраивать data-driven подход к управлению закупками в головной компании и тиражировать его на наши дочерние организации», – отмечает Бауыржан Балжанов, директор департамента закупок и снабжения АО НК «КазМунайГаз».